建材店・材木店への発注書の書き方｜書く項目と、電話・FAX・LINEでの頼み方
材料の注文は、電話一本で済ませることも多いと思います。ただ、現場がいくつも重なると「どの現場に何を頼んだか」「納期はいつだったか」が分からなくなり、間違いや二重の注文の原因になります。この記事では、発注書に書いておきたい項目と、頼み方ごとの注意点をまとめます。
発注書に書く項目
| 項目 | 書き方の例 |
|---|---|
| 宛先 | 〇〇建材店 御中・担当〇〇様 |
| 発注番号・日付 | PO-0005／2026年10月20日 |
| 現場名 | 高田様邸 新築 |
| 品名・規格 | 石膏ボード（普通）12.5mm 910×1820 |
| メーカー・品番 | 指定があれば書く（同等品可かどうかも） |
| 数量・単位 | 42枚、20本、3箱 |
| 希望納期 | 10月24日 午前 |
| 納品先 | 現場の住所・置き場所（2階の〇〇の部屋、など） |
| 差出人 | 屋号・名前・電話（当日連絡が取れる番号） |
| 備考 | 荷揚げの有無、時間指定、車の大きさ・停める場所 |
石膏ボードは、厚さ・幅・長さ・種類（普通・強化・シージングなど）のどれか1つが違うだけで、別の物が届きます。規格は省略せずに書きます。
頼み方ごとの注意
電話
早くて細かいことも話せますが、記録が残りません。電話で頼んだあとも、発注書（メモでも可）に同じ内容を残し、写真やFAXで送っておくと、言った・言わないを防げます。
FAX
建材店で今も多い方法です。紙の発注書をそのまま送れます。手書きの数字は読み違いが起きやすいので、数量と規格ははっきり書きます。
LINE・メール
発注書のPDFや画像を送れば、相手の手元に残ります。担当者が見ていないこともあるので、急ぎのときは電話もかけておきます。
仕入先ごとに分けて書く
石膏ボードは建材店、構造材は材木店、というように頼む先が分かれるときは、仕入先ごとに発注書を分けます。1枚に全部書くと、どの店に何を頼んだかがあいまいになります。
追加で頼むときのコツ
- 最初の注文とは別の発注書にして「追加」と書く
- なぜ足りなくなったか（計算の違い・割れ・仕様変更）をメモしておくと、次の現場の拾い出しに生かせる
- 元請に材料費を請求する場合は、追加分を請求に入れ忘れないように記録しておく
届いたら
届いた物と数を発注書と見比べて、違いがあればその日のうちに連絡します。届いた分は「仕入」として記録しておくと、元請への請求と年末の集計にそのまま使えます。
計算した数からそのまま発注書を作る
ザイジンでは、現場ごとに材料の数を計算して発注数を決めると、マイ材料に登録した「いつもの仕入先」ごとに発注書が分かれてできます。納期・備考を入れてPDFやCSVで保存し、FAX・メール・LINEで送れます。アプリから自動で送ることはしないので、いつもの頼み方を変えずに使えます。届いたら「入荷を仕入として記録」で、元請への請求の候補になります。