締め日の請求漏れ・二重請求を防ぐ方法｜元請ごとに締め日が違うときの材料費の管理
元請が2社、3社になると、締め日がばらばらになります。現場もいくつか同時に動き、追加で買った材料や返品も出てきます。月末に領収書を集めて請求書を作ると、どうしても漏れや重なりが出ます。この記事では、請求漏れと二重請求を防ぐための手順を7つにまとめます。
漏れと重なりが起きる理由
- レシート・納品書が、車・事務所・財布に分かれている
- どの材料がどの現場の分か、あとで思い出せない
- 追加で買った分を、最初の発注分と一緒に数えてしまう
- 前の月に請求したかどうかが、請求書を見返さないと分からない
- 元請ごとに締め日が違い、どこからどこまでを請求するかが毎回変わる
防ぐための7つの手順
1. 元請ごとの締め日と支払日を一覧にする
「A社：末日締め・翌月末払い」「B社：20日締め・翌月末払い」のように、元請ごとに書き出しておきます。現場ごとに分けて出すのか、まとめて1枚にするのかも一緒に決めておきます。
2. 材料は買ったその日に、現場名つきで記録する
レシートをためずに、買った日に「現場・品名・数量・金額」を記録します。写真を撮っておくだけでも、あとで探す手間が大きく減ります。
3. 追加・返品・値引きは別の行にする
最初の発注分を書き換えずに、「追加8枚」「返品3枚（マイナス）」と別の行で残します。どこで数が変わったかが分かり、元請への説明もしやすくなります。詳しくは追加・返品・値引きの記録のつけ方で。
4. 請求の期間は「前回の締め日の翌日から今回の締め日まで」
期間を決めておくと、その期間に買った分が今回の請求の候補になります。締め日のあとに届いたレシートは、次の回に回すか、元請に断って今回に入れるかを決めます。
5. 請求した明細に印を付ける
請求書を出したら、その請求書に載せた明細に「請求済み」と、請求書の番号を書いておきます。これが二重請求を防ぐ一番の方法です。
6. 一部だけ請求した明細は、残りの数を残す
42枚買って、今月は20枚分だけ請求した、という場合は「残り22枚」が分かるようにしておきます。次の請求で残りを出し忘れないためです。
7. 入金を確かめて、請求書ごとに記録する
支払日を過ぎたら、請求書ごとに入金があったかを確かめます。建材店への支払いと、元請からの入金は別々に記録します。
締め日の前のチェックリスト
- 今回の期間に、記録していないレシート・納品書がないか
- 現場名が抜けている記録がないか
- 前の請求で一部だけ出した明細の残りがないか
- 返品・値引きが入っているか
- 配送費・手間賃を入れたか
- 前の月の請求書が入金されているか
締め日になったら、元請を選ぶだけにする
ザイジンでは、元請ごとに締め日（1日〜末日のどの日でも）を登録しておくと、ホームに締め日が近い順で、まだ請求していない額と一緒に並びます。元請を選ぶと、期間が締め日から自動で入り、その期間のまだ請求していない明細だけが出ます。確定した明細は「請求済み」になり、次の請求には入りません。一部だけ請求した明細は、残りの数が次回の候補に残ります。